Prognoze nisu ništa novo, ali moram istaknuti da ih većina hotela ne koristi, a stvarno bi trebali. To je nevjerojatno koristan alat koji doslovno vrijedi zlata. Uz to, ne teži puno, ali kad ga jednom počnete koristiti, to je neophodan alat koji morate imati svaki mjesec, a njegov utjecaj i važnost obično dobivaju na težini i zamahu u posljednjih nekoliko mjeseci u godini. Poput radnje u dobroj misteriji, može naglo krenuti i dovesti do neočekivanog završetka.
Za početak moramo definirati kako izrađujemo kontinuiranu prognozu i istaknuti najbolje prakse u vezi s njezinom izradom. Zatim želimo razumjeti kako komuniciramo njezine nalaze i na kraju želimo vidjeti kako je možemo koristiti za promjenu financijskog smjera, što nam ponovno daje priliku da ostvarimo svoje brojke.
Na početku mora postojati proračun. Bez proračuna ne možemo imati kontinuiranu prognozu. Detaljan 12-mjesečni hotelski proračun koji sastavljaju voditelji odjela, konsolidira ga financijski voditelj, a odobravaju ga brend i vlasnik. To svakako zvuči jednostavno i lako, ali sve je samo ne lako. Pročitajte blog sa strane o tome zašto je potrebno tako "prokleto dugo" za izradu proračuna ovdje.
Nakon što odobrimo proračun, on je trajno zaključan i više se ne dopuštaju nikakve promjene. Ostaje isti zauvijek, gotovo poput vunastog mamuta iz davno zaboravljenog ledenog doba, nikada se neće promijeniti. To je uloga koju igra pomična prognoza. Nakon što uđemo u novu godinu ili vrlo kasno u prosincu, ovisno o rasporedu vašeg brenda, prognozirat ćete siječanj, veljaču i ožujak.
Osnova za 30-, 60- i 90-dnevnu prognozu je svakako proračun, ali sada krajolik pred nama vidimo puno jasnije nego što smo ga vidjeli kada smo pisali proračun, recimo, u kolovozu/rujnu. Sada vidimo prostor u knjigama, tempo, grupe, a zadatak je što bolje prognozirati svaki mjesec, a istovremeno zadržati proračun kao usporedbu. Također se uspoređujemo s istim mjesecima prošle godine kao smislenom usporedbom.
Evo primjera kako koristimo pomičnu prognozu. Recimo da smo u siječnju planirali REVPAR od 150 USD, veljače 140 USD i ožujka 165 USD. Najnovija prognoza pokazuje da se donekle približavamo, ali zaostajemo. REVPAR u siječnju od 130 USD, veljače 125 USD i ožujka 170 USD. Mješovita situacija u usporedbi s proračunom, ali očito zaostajemo u tempu i slika prihoda nije sjajna. Dakle, što ćemo sada?
Sada se okrećemo i fokus igre prebacuje s prihoda na Republikansku stranku. Što možemo učiniti kako bismo ublažili gubitak dobiti u prvom tromjesečju s obzirom na predviđeni pad prihoda u usporedbi s proračunom? Što možemo odgoditi, odgoditi, smanjiti, ukinuti u našem poslovanju kada su u pitanju plaće i troškovi u prvom tromjesečju, što će nam pomoći da smanjimo gubitak bez ubijanja pacijenta? Taj posljednji dio je ključan. Moramo detaljno znati što možemo baciti s broda koji tone, a da nam ne eksplodira u lice.
To je slika koju želimo stvoriti i kojom želimo upravljati. Kako možemo što više održati stvari pod kontrolom u pogledu konačnog rezultata, čak i kada se prihodi ne ostvaruju onako kako smo planirali u proračunu? Mjesec po mjesec pratimo i prilagođavamo svoju potrošnju koliko god je to moguće. U ovom scenariju, samo želimo izaći iz prvog tromjesečja s većinom kože i dalje pričvršćene. To je tekuća prognoza u akciji.
Svaki mjesec ažurirali smo sliku za sljedećih 30, 60 i 90 dana, a istovremeno smo dopunjavali i „stvarne mjesece“ kako bismo imali sve veći pogled preko horizonta do krajnjeg cilja – godišnjeg proračuna Republikanske stranke.
Koristimo travanjsku prognozu kao sljedeći primjer. Sada imamo stvarne podatke za siječanj, veljaču i ožujak! Sada vidim podatke za razdoblje od ožujka do kraja godine i zaostajemo u prihodima i GOP-u za proračunom, plus najnoviju prognozu za sljedeća 3 mjeseca i konačno proračunske brojke za posljednjih 6 mjeseci. Sve vrijeme pratim nagradu - kraj godine. Prognoza za travanj i svibanj je jaka, ali lipanj je slab, a ljeto je još predaleko da bismo se previše uzbuđivali. Uzimam svoje najnovije prognozirane brojke za travanj i svibanj i vidim gdje mogu nadoknaditi neke slabosti prvog tromjesečja. Također se fokusiram na lipanj, što možemo ugasiti i pravilno odrediti veličinu kako bismo mogli proći kroz prvu polovicu godine na ili vrlo blizu proračunske GOP-a.
Svaki mjesec aktualiziramo novi mjesec i pišemo našu prognozu. To je proces koji slijedimo tijekom cijele godine.
Koristimo prognozu za rujan kao sljedeći primjer. Sada imam rezultate za kolovoz u odnosu na prethodnu godinu i slika za rujan je solidna, ali listopad, a posebno studeni, znatno zaostaju, posebno s grupnim tempom. Ovdje želim okupiti snage. Naša republikanska stranka koja će ispuniti proračun od 31. kolovoza je super blizu. Ne želim izgubiti ovu utakmicu u posljednja 4 mjeseca u godini. Ulažem sve napore sa svojim prodajnim i timom za upravljanje prihodima. Moramo staviti posebne ponude na tržište kako bismo nadoknadili slabu grupnu sliku. Moramo osigurati da je naš kratkoročni fokus usmjeren. Što možemo učiniti kako bismo maksimizirali prihode i smanjili troškove?
Nije to raketna znanost, ali je to način na koji upravljamo proračunom. Koristimo pomičnu prognozu kako bismo bili što bliže planiranom godišnjeg proračunu Republikanske stranke. Kad smo bili u zaostatku, udvostručili smo upravljanje troškovima i ideje za prihode. Kad smo bili ispred, usredotočili smo se na maksimiziranje protoka.
Svaki mjesec, sve do prosinčke prognoze, izvodimo isti ples s našom pomičnom prognozom i proračunom. Tako učinkovito upravljamo. I usput, nikada ne odustajemo. Nekoliko loših mjeseci svakako znači da je pred nama odličan mjesec. Uvijek sam govorio: „Upravljanje proračunom je kao igranje bejzbola.“
Očekujte nadolazeći članak pod nazivom „Dim i ogledala“ o tome kako podcijeniti, a pretjerati u ostvarivanju godišnjih rezultata i istovremeno napuniti ormariće.
U tvrtki Hotel Financial Coach pomažem voditeljima hotela i timovima s financijskim coachingom, webinarima i radionicama. Učenje i primjena potrebnih vještina financijskog vođenja najbrži je put do većeg uspjeha u karijeri i povećanog osobnog prosperiteta. Značajno poboljšavam individualne i timske rezultate uz dokazani povrat ulaganja.
Nazovite ili pišite danas i dogovorite besplatnu raspravu o tome kako možete stvoriti financijski angažiran tim rukovoditelja u svom hotelu.
Vrijeme objave: 13. rujna 2024.
